Ön Büro Nedir? Ön Büro Departmanı ve Elemanı

Konaklama tesislerinden olan otellerde bulunan departmanlardan biri de ön büro olarak bilinmektedir. Ön büro departmanı çerçevesinde, misafirlerin ilk izlenimi oluşturulup, misafirlerin gerekli departmanlara yönlendirilmeleri sağlandığı için, otelin görünen yüzü ve ilk izlenimidir. Peki, genel anlamda ön büro nedir? Ön büro departmanı ve ön büro elemanları ile ilgili olarak bilinmesi gerekenler nelerdir? Sizlere bunlardan bahsetmeye çalışalım.

Ön Büro Nedir?

Misafirler otele geldiklerinde, ilk olarak ön büro ile karşılaşırlar ve gerekli ilk işlemler ile ilk izlenimi ön büroda yaşadıkları deneyimden elde ederler. Bu nedenle check-in ve check-out işlemlerinin gerçekleştirildiği, tüm rezervasyon süreçlerinin takip edildiği ve ödemenin gerçekleştirildiği yer, ön bürodur.

Ön Büro Bölümleri Nelerdir?

Ön büro elemanları, gelen misafirin gerekli işlemlerini gerçekleştirebilmek için belirli bir plan dahilinde çalışırlar ve bu kapsamda ön büronun yeri oldukça önemlidir. Genellikle asansörün karşısında veya asansöre hakim olunacak bir bölgede bulunan ön büro, misafirlerin otele girişte ilk göreceği yerdir. Peki, ön büro bölümleri nelerdir?

• Danışma
• Resepsiyon
• Ön Kasa

Yukarıda ön büronun üç bölümü yer almaktadır. Bu bölümlerin alt bölümleri de bulunur ve bu durum otelin konseptine göre değişiklik gösterir. Ön büro için banko ile ayrılmış bölümün arkasında; danışma, resepsiyon ve ön kasa bulunur. Sıralama da bu şekildedir.

Ön Büro Departmanı

Otel işletmelerinde misafirin ilk izlenimi açısından oldukça önemli bir departman olan ön büro, otelin en önem verdiği departmanlardan bir tanesidir. Çünkü misafir ilk izlenimini buradan alacak ve otel ile ilgili düşünceleri burada şekillenmeye başlayacaktır. Bir nevi otelin kalbi ön bürodur. Ön büro elemanları da ilk izlenime uygun olarak seçilip, eğitimleri de bu kapsamda verilmektedir. Çünkü bir misafirin, ön büroda kötü bir izlenim elde etmesi, hem otele bir daha gelmeyeceği, hem de bu kötü deneyimini farklı kişilere aktaracağını gösterir. “Otel Departmanları” isimli içeriğimizi de inceleyebilirsiniz.

Ön Büro Personeli Ne İş Yapar?

Otele gelen misafirleri karşılayan ön büro personelleri, misafirin olumlu bir deneyim elde edip, odasına çıkmasına kadar her türlü evrede profesyonelce hareket ederler. Peki, ön büro personelinin görevleri nelerdir?

• Gelen misafirin karşılanması ve otel ile ilgili tanıtıcı olan bilgilerin verilmesi,
• Gerekli olan check-n ve check-out işlemlerinin yapılması,
• Misafirlerin gerekli departmanlara yönlendirilmesi,
• Tüm yönlendirmelerin gerçekleştirilmesi,
• Misafirlere odalarına kadar eşlik edilmesi ve aklındaki soruların cevaplanması,
• Uyandırma hizmetinin sunulması,
• Odaların durumu, kontrolü, yatakların durumları ile ilgili bilgilerin toplanması,
• Rezervasyon formunun tutulması,
• Bagaj girişleri, çıkışları ve bagajların taşınmasının sağlanması,
• Emanet kasa ya da safe box olarak adlandırılan bölümün kontrolü ve misafirlerin emanet ettikleri eşyalarının korunması,
• Destinasyon hakkında genel bilginin verilmesi ve değişen misafir taleplerine göre ek hizmetlerin de sunulması, ön büro personellerinin görevleri arasında yer almaktadır.

Yukarıda da görüldüğü gibi her tür hizmet, misafirin ilk ve son deneyimi elde etmesine olanak sağlamaktadır. Yani konaklama sürecinde, otele giriş ve çıkışta, ön büro personellerinin davranışları, misafirlerin memnuniyetine doğrudan etki etmektedir. “Genel Müdür Görev Tanımı” isimli içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Ön Büro Malzemeleri Nelerdir?

Ön büroda yukarıdaki işlemlerin gerçekleştirilebilmesi için bazı malzemelere ve ekipmanlara gerek duyulur. Bu malzeme ve ekipmanların kullanımı ile de ön büro hizmetleri başarılı bir şekilde gerçekleştirilir. Peki, ön büroda kullanılan malzeme ve ekipmanlar nelerdir?

• Rezervasyon Takvimi, Fişi, Defteri ve Otelin Tanıtım Broşürleri
• Odaların Planları
• Bilgisayar ve Donanımları
• Yazıcı
• Telefon ve Telsiz
• Fax
• Folyo Havuzu (Misafirlerin hesapları, bu havuz içerisinde yer alan folyo kartlarında tutulur.)
• Kasa
• Poss Makinesi
• Fatura, Kayıt ve Makbuz Tipi Evraklar
• Oda Anahtarları veya Kartları
• Safe Box (Emanet Kasası)
• Zil
• Otel İçi ve Dışı İletişimi İçin Telefon Konsülü
• Bagaj Arabası
• Döviz Kurları İçin Tablo
• Belirli Ülkelerin Saatleri

Yukarıda adı geçen ekipman ve malzemeler, bir ön büro çalışanı için en gerekli malzemelerdir. Bunun yanında pek çok yardımcı malzeme de bulunmaktadır.

Ön Büroda Kullanılan Formlar Nelerdir?

Ön büroda, yapılan işlemlerin not edilmesi ve listelenmesi gerekir. İstatistiklerin çıkarılması, karışıklıkların önlenmesi ve mali düzenin ortaya konulması açısından bu tür formlar çok önemlidir. Peki, ön büroda kullanılan formlar nelerdir?

• Registration Formu (Konaklama Belgesi)
• Mesaj Formu
• Emanet Kasa (Safe Box) Formu
• Kontrol Defteri
• Departman Anahtar Kayıt Defteri
• Polis Defteri
• Arıza Bildirim Formu
• VIP Formu ve
• Seyir Defteri

Yukarıdaki formlar, ön büroda sıklıkla kullanılan formlar arasında yer almaktadır. Bunun yanında farklı türden formlar ve belgeler de bulunmaktadır. Bu formlar otele göre farklılaştığı için de, farklı türden formların da bulunduğu bilinmelidir.

Ön Büro Personelinin Özellikleri Nelerdir?

Ön büro, misafirin aklındaki ilk izlemini oluşturduğu için, oldukça önemli bir departmandır ve bu departmanda çalışan personellerin belli başlı özelliklere sahip olmaları gerekir. Peki, ön büro personelinin özellikleri nelerdir?

• Güler Yüzlü
• İkna Kabiliyeti Yüksek
• Konuşması Düzgün (Anlaşılır ve Nazik Bir Üslup)
• Öngörüsü ve Anlama Kabiliyeti Yüksek
• Hafızası Kuvvetli
• Tertip ve Düzenli
• Dikkatli
• Sözlü İletişim Becerisi Yüksek
• Soğukkanlı
• Ayakta Uzun Saatler Çalışabilmek
• Düzgün Bir Giyim
• Kişisel Bakımda Yeterli Olmak
• Diş, Saç, Kıyafet ve Erkeklerde Sakal Temizliğine Özen Göstermek
• Hızlı Karar Verme gibi pek çok kişisel ve fiziksel özellik, ön büro personellerinde bulunması gereken özellikler arasında yer almaktadır.

Bir ön büro personelinde yukarıdaki özelliklerin bulunması, misafirin ilk izleniminin olumlu olmasına fayda sağlayacaktır. Otel işletmeleri de ön büro personellerini işe alırken bu şekilde hareket etmektedirler. “Yiyecek İçecek İşletmeleri” konulu içeriğimizi de inceleyebilirsiniz.

Sizler için hazırladığımız “Ön Büro Nedir? Ön Büro Departmanı ve Elamanı” isimli içeriğimizi burada sonlandırıyoruz. Umarız sizler için faydalı bir içerik oluşturabilmişizdir. Sizler de görüşlerinizi bizimle yorum kısmından paylaşabilirsiniz.

Yazar: Erdem KELEŞ